5S-metoden: Øg arbejdseffektiviteten gennem bedre organisering
En mere sikker, hurtigere og omkostningseffektiv produktion – er det muligt? Efterkrigstiden førte til, at japaneren Taiichi Ohno udviklede en strategi for Toyota, som fik stor indflydelse på hele industrien. I dag kan vi anvende denne strategi på alt fra store organisationer til lokal produktion – eller selv det kaos, der opstår på arbejdsbordet. Lær her, hvordan du kan forstå og få succes med 5S-metoden, et vigtigt værktøj til at sikre, at værdi strømmer gennem din produktion!
Hvad står 5S for?
Seiri. Seiton. Seisō. Seiketsu. Shitsuke. Hvis du ikke kan japansk, kan du også bruge de tilsvarende danske ord:
- Sortér (Seiri)
- Sæt i system (Seiton)
- Systematisk rengøring (Seiso)
- Standardiser (Seiketsu)
- Selvdisciplin (Shitsuke)
Hvert "S" står for det første bogstav i hvert trin, hvilket gør metoden nem at huske, samtidig med at den er enkel at anvende.
Grundprincipperne i 5S-metoden
Sortering: Fjern unødvendige ting fra arbejdspladsen
Sorter ud, hvad der er overflødigt. Det kan være værktøj eller udstyr på arbejdspladsen, som aldrig bruges og derfor optager unødvendig plads, eller slidt værktøj, som trænger til at blive udskiftet. En opgørelse vil hjælpe med at reducere den tid, der bruges på at lede efter ting, og eliminere distraktioner/forhindringer, der kan føre til ulykker.
Sæt i system: Organisér ting på en måde, der gør dem nemme at tilgå og finde
Arrangér dine ting i et logisk system, som er nemt at forstå. Dette kan f.eks. indebære at mærke hylder og kasser op til hvert værktøj eller at organisere arbejdsstationerne i et mere hensigtsmæssigt flow. Formålet er at undgå spildtid på at lede efter eller vente på værktøj.
Systematisk rengøring: Sørg for regelmæssig rengøring af arbejdspladsen
Hold arbejdspladsen og udstyret rent. Tænk på, hvad der efterlades til næste skift eller person. Ved regelmæssig rengøring kan du også opdage afvigelser, som slidte værktøjer eller ødelagte maskiner. Det handler altså om at holde tingene i god stand.
Standardiser: Skab rutiner og skemaer for at holde arbejdspladsen organiseret og ren
Evaluer resultaterne ved hjælp af f.eks. skabeloner, protokoller eller flowdiagrammer, der sætter rutinerne i hverdagen. Dette trin er vigtigt for at kunne opnå et kontinuerligt godt resultat. Måske opdager du her, at systematiseringen ikke fungerer som forventet.
Selvdiciplin: Vedligehold og forbedr standarderne ved at følge de tidligere trin kontinuerligt
Målet er at lade effektive arbejdsprocesser blive etableret på arbejdspladsen. Det forudsætter, at protokoller og skemaer følges og udføres korrekt. I denne fase opdager du, hvad der er nødvendigt for at få flowet til at fungere, som f.eks. personaletræning, hyppigere opfølgning, bedre feedback osv.
Sådan blev 5S et værktøj til forbedring
5S-tilgangen stammer fra Japan og blev udviklet i forbindelse med TPS (Toyota Production Systems). Taichii Ohno, som var ansvarlig for produktionen hos Toyota på det tidspunkt, havde en strategi om at eliminere spild i produktionen. 5S er på samme måde baseret på effektivitet og struktur med et stærkt fokus på resultater og løbende forbedringer og går hånd i hånd med Lean Management.
Færre omkostninger, samme kvalitet
5S lægger grunden til procedurer, der kan strømline alle aspekter af din organisation. Ved at filtrere det unødvendige fra bliver der mere tid til det vigtige, og arbejdsgangen bliver naturligvis mere glidende. Målet er at opnå konstant gode resultater - både hvad angår produktion og performance. Men 5S-tilgangen er en langsigtet strategi, så man kan ikke forvente maksimal effekt på én gang.
En effektiv måde at eliminere risici på
5S-metoden er ikke kun et nyttigt værktøj til at skabe orden på arbejdspladsen. Klare markeringer, skilte og struktur i opbevaringshylderne bidrager til en mere sikker arbejdsplads, for eksempel ved at mindske unødvendige ture for at hente manglende udstyr ved arbejdsstationen. Ved regelmæssig kontrol af maskiner og værktøjer kan du også opdage fejl eller mangler, der kunne føre til ulykker.
En effektiv måde at øge produktiviteten på
Tid, der bruges på at hente materialer, lede efter værktøj eller vente på sin tur, falder også ind under spildbegrebet. Ved at analysere placeringen af ofte anvendte værktøjer, forbruget af materialer i produktionen og genbrugsmuligheder ved arbejdsstationerne kan man hurtigt identificere forbedringsområder.
Prøv eksempelvis et spaghettidiagram: Hver i teamet markerer deres bevægelser på en plantegning af arbejdspladsen. Resultatet kan for eksempel vise, at der er behov for flere sorteringsstationer for at reducere transporttid eller flere maskinskabe og mobile værktøjstavler for at effektivisere værktøjsadgangen. Saml hele teamet for at diskutere og evaluere, hvordan I kan optimere både arbejdspladsen og arbejdsgangene.
En effektiv måde at styrke arbejdsmoralen på
Medarbejdernes trivsel er en god indikator på, hvor godt 5S-metoden fungerer. I et uorganiseret miljø opstår både sikkerhedsrisici og risiko for konflikt mellem kolleger. Nogle må vente på at bruge en maskine eller lede efter et værktøj, som en anden har forlagt. Når teamet sammen udforsker muligheder for øget produktivitet, skabes der både fællesskab og engagement.
Lad ikke 5S blive en topstyret proces
Ud over godt lederskab kræver 5S-metoden teamwork og gensidig respekt. Når alle forstår forventningerne, kan det have en positiv effekt på hele virksomhedskulturen. Husk også, at det er medarbejderne, der har det bedste overblik over, hvad der udgør spild.
Grundlæggende handler det om en aftale mellem leder og medarbejdere samt medarbejderne indbyrdes. Ingen ønsker at starte morgenen med at rydde op ved arbejdsbordet eller skulle gøre det rent efter andre i begyndelsen af et skift. Det er tidskrævende, men let at undgå, hvis arbejdspladsen holdes ren og ryddelig fra start.
Trin for trin: implementering af 5S-metoden
1. Lav en opgørelse, og vurder hvert element – Overvej, hvornår hver ting sidst blev brugt, hvad den bruges til, og hvor ofte den anvendes. Beslut, om den skal blive, eller om den kan fjernes. Kassér, genbrug, flyt, eller giv det væk, som ikke længere er nødvendigt. Jo færre ting, jo mindre forvirring
2. Organisér, så det vigtigste er lettilgængeligt – Placér de ting, der bruges mest, tættest på, og sørg for tydelig mærkning, så alt har en fast plads. Med et organiseret system kan du undgå ventetid, unødvendig transport og besværlige stræk for at nå værktøj. Husk også, at information som ordrer og tegninger skal være let tilgængelig og placeret korrekt.
3. Rengør og vedligehold regelmæssigt – Gør rent jævnligt og udfør samtidig vedligehold på maskiner og udstyr. Dokumentér, hvordan arbejdsområdet skal se ud, når det er organiseret og rent – evt. med fotos.
4. Brug tjeklister, rengøringsplaner og instruktioner – Sørg for at have klare retningslinjer for, hvad der skal gøres, hvornår, og af hvem. Det er vigtigt, at alle er enige og følger de nye standarder for at opnå et godt resultat. Gennemgå arbejdsgangen og dokumentér, hvad der fungerer, og hvad der eventuelt ikke gør.
5. Vedligehold, følg op og forbedr løbende – Opdag og håndter problemer, efterhånden som de opstår, og optimer rutinerne. Lav en fælles, langsigtet plan for, hvor I gerne vil være om et, to eller fem år.
5S-metodens sjette trin
Nogle gange tilføjes et sjette ”s” for sikkerhed. Dette trin omfatter at identificere potentielle farer og risici samt at uddanne personalet i sikkerhedsprocedurer. Ved hjælp af standardiserede tjeklister kan sikkerheden kontrolleres og opretholdes regelmæssigt.
Kan anvendes med andre strategier
5 5S-metoden er særligt populær inden for industriel produktion, men kan også bruges i mange andre arbejdssammenhænge – lige fra skriveborde til større virksomhedsprocesser. Fordi metoden er enkel, kan den nemt anvendes sideløbende med andre systemer og strategier, såsom Kanban eller PDCA.
Opsummering
5S-metoden består af fem trin: Sortere, Systematisere, Rengøre, Standardisere og Skabe vane. Sammen bidrager disse trin til sikkerhed, orden og effektivitet på arbejdspladsen. 5S kan anvendes i alle typer organisationer, store som små, og er en effektiv metode til at forbedre både produktivitet og arbejdsmiljø. Metoden er desuden kompatibel med andre strategier og nem at implementere trin for trin.
