Få en mere effektiv arbejdsdag med ordentlig planlægning
Ved at planlægge ordentligt, undgå distraktioner og gøre én ting ad gangen kan du få mere fra hånden på kortere tid og dermed få en mere effektiv dag på jobbet. Læs vores fem tips, der kan hjælpe dig til at blive mere effektiv på arbejdet.
1. Planlæg din tid – men undgå over-planlægning. Lav en overordnet plan for den kommende uge fredag eftermiddag eller mandag morgen og prøv at vurdere omtrent, hvor lang tid hver opgave tager. Vær realistisk, vi er tilbøjelige til at være tidsoptimister. At opdele dine mål i mindre opgaver og planlægge på daglig basis kan også gøre det lettere at komme i gang med hver enkelt opgave. Et tip er at lægge opgaver, der tager mere end 2 timer, ind i kalenderen, men husk at undgå over-planlægning, efterlad tid til fleksibilitet. Måske er du ikke i humør til at lave det, du har planlagt en bestemt dag – så er det vigtigt at være i stand til at ændre planen og fokusere på en opgave, som du kan løse mere produktivt denne dag.
2. Undgå multitasking. Når vi har meget liggende på vores bord er det nemt at begynde at multitaske - og tro, at vi bliver hurtigere færdig. Ofte vil denne arbejdsgang dog føre til, at vi får svært ved at koncentrere os og ender med at sidde med flere uafsluttede opgaver ved arbejdsdagens slutning. Lav i stedet én ting ad gangen og prioritér dine opgaver.
3. Luk ned for mulige distraktioner. Log dig ud af sociale medier, luk din mailboks og sæt mobiltelefonen på lydløs, når du afsætter tid til en opgave. Sæt i stedet et tidspunkt for, hvornår du tjekker dine e-mails, måske et par gange om dagen eller f.eks. hver hele time, alt efter, hvad dit arbejde kræver. Sørg også for at holde orden på skrivebordet – at have det ryddeligt omkring sig bidrager til øget fokus.
4. Saml alt på ét sted. Nedkradsede noter på post-its, skriveblokke, i mobilen og på computeren – kan du genkende dig selv? Spred ikke dine opgaver ud flere forskellige stedet, men sørg for at samle dem på en og samme liste. En planlægningstavle på ugentlig eller månedlig basis kan være rigtig god til de overordnede mål, især hvis I er flere, der har brug for at holde styr på opgaverne. Der findes også mange digitale planlægningsværktøjer, som hjælper dig med at strukturere dine opgaver.
5. Tilpas arbejdsdagen efter dig selv. Der er mange forskellige metoder til at planlægge tiden optimalt, men i sidste ende handler det om at forstå, hvordan hver enkelt individ arbejder. Hvornår arbejder du allerbedst? Er det med musik i ørerne, med mange korte pauser eller når du er inde i et flow helt uden pauser? Mærk efter, hvornår du føler dig mest produktiv og arbejd efter det.
