Sådan arkiverer du smart

Strømmen af information er mere voldsom end nogensinde, og tingene sker meget hurtigt. Mere information end nogensinde før passerer os, især på arbejdspladsen, og da der hele tiden kommer flere og flere informationer, som skal arkiveres, bliver to spørgsmål interessante: Hvordan arkiverer du smart, og behøver vi faktisk at arkivere så meget, som vi gør i dag?

Katarina Hinnerson er fysioterapeut og meget optaget af organisering. Hun driver firmaet Ordningskonsulterna.se, der hjælper virksomheder og enkeltpersoner med at gennemgå og organisere deres ejendele.
- Målet er at lette din hverdag ved at skabe behagelige og mere funktionelle rum, både i hjemmet og på kontoret. Vi sparer derved tid og energi, siger Katarina.
- Jeg har altid godt kunnet lide at have det pænt og ryddeligt. På alle mine arbejdspladser gennem årene, har jeg ryddet op i de skabe og ringbind samt på skriveborde, som jeg er kommet forbi. Til sidst indså jeg, at dette er, hvad jeg ønsker at leve af.

For meget papir påvirker arbejdsmiljøet

Selvom mange virksomheder stræber efter at blive "papirløse kontorer", et begreb, der blev opfundet i 1973, er der stadig en stor mængde papir, der cirkulerer på arbejdspladsen.
- Det handler om at forsøge at holde styr på strømmen af papir og kun arkivere det, der virkelig er behov for. Et godt alternativ er at forsøge at gemme mere information digitalt. Det gør også dokumenterne søgbare på en hurtig og nem måde. Katarina mener, at det kan påvirke arbejdsmiljøet negativt at have for mange papirer på kontoret og bruge lang tid på at finde dem.
- Undersøgelser viser, at vi bruger en masse tid på at lede efter papir. Jeg læste en undersøgelse, der havde beregnet, at vi bruger omkring en måned om året på at lede efter ting, som vi ikke kan finde. For mig lyder det som spild af tid.

Skab en god struktur

Det første skridt mod at få mere orden, er at skabe en bedre struktur og et arkiv.
- Jeg forsøger at opdele tingene i projekter, så de bliver tydeligere for hjernen. At inddele ting i forskellige kategorier er en god måde at organisere og arkivere på. Bortset fra at tænke på de praktiske spørgsmål vedrørende arkivering, er det f.eks. også vigtigt at holde styr på reolernes specifikationer.
- Reolerne skal kunne bære vægten, og hvis du arkiverer ringbind, kan de sammenlagt få en ret høj vægt. Du skal også sørge for, at hylderne, du vælger, er dybe nok, forklarer Anna Stenström, salgsmedarbejder hos AJ Produkter. For at få endnu mere styr på arkiveringen kan arkivbokse, mapper og opbevaringskasser være et godt supplement. Hvis du også sætter etiketter på hylderne, har du alt, hvad du behøver for at få et vellykket og velorganiseret arkiv.
- Vi leverer en komplet løsning og kan guide dig gennem junglen af forskellige produkter, slutter Anna Stenström.