10 tips - holder du gode møder?
Det er en kunst at holde et godt møde, som alle går klogere fra. Her er 10 greb, du kan bruge til at strukturere mødet og komme i mål med det planlagte uden så mange dikkedarer.
“Jeg sender lige en mødeindkaldelse”
Det er en sætning, der dagligt fyger gennem kontorer landet over.
Du modtager højst sandsynligt et par mødeindkaldelser om ugen - mindst - og det er i virkeligheden møder, som i mange tilfælde er spild af tid.
Du modtager højst sandsynligt et par mødeindkaldelser om ugen - mindst - og det er i virkeligheden møder, som i mange tilfælde er spild af tid.
“Der findes en uproduktiv mødekultur i mange danske virksomheder og organisationer med alt for mange møder.
For mange møder, for lange møder og for dårlige møder, der ikke giver noget output.”
For mange møder, for lange møder og for dårlige møder, der ikke giver noget output.”
Det siger Katrine Kent, der er medforfatter til bogen “Tag teten - en guide til dig der faciliterer møder og workshops,” og som handler om, hvordan man holder det perfekte møde.
Mange spildte arbejdstimer
Allerførst skal man overveje, om der overhovedet er behov for et møde.“Det kan fx være, at man holder et afdelingsmøde hver 14. dag. Det har man gjort i mange år, men er der overhovedet behov for sådan et møde?,” spørger Katrine Kent retorisk.
“Det er ofte rigtig mange mennesker, man hiver væk fra deres arbejdsopgaver, og der bliver afholdt mange overflødige møder. I sidste ende betyder det spildte arbejdstimer.”
Mødet skal have et formål
En anden klassisk fejl opstår, når mødeindkaldelsen skal sendes ud, og der bliver klyngebombet mødeinvitationer afsted.“Hvor tit har man ikke siddet til et møde og tænkt: Hvorfor er jeg egentlig med til det her møde? Og hvad handler det egentlig om?” siger Katrine Kent. Brug tid på at invitere de relevante personer, understreger hun. Hvem, der er relevante at invitere med, ved du først når du er helt klar på mødets formål.
Skær ind til benet
Endelig er der listen af mødepunkter, som næsten altid kan kortes ned.
“Mødet skal have et formål, og det skal afspejles i dagsordenen. I skal vide, hvad I vil have ud af samtlige punkter på dagsordenen, og så skal der være tid nok til at nå igennem dem. Hellere få, men gennemtænkte og meningsfulde punkter, end en masse fyld, som ingen helt kan huske bagefter,” siger Katrine Kent,
Hun råder generelt til at skære ind til benet og holde færre og kortere - men bedre - møder.
“Har du forberedt mødet ordentligt, så kan du levere et skarpt budskab, få taget den rigtige beslutning, eller få lavet den rigtige handleplan. Tommelfingerreglen er at vide, hvad du vil med mødet, og hvad jeres udbytte skal være, når du indkalder til et møde.”
10 redskaber til et godt møde
1. Inviter de rigtige personer
Sørg for, at kun relevante deltagere, der kan bidrage med værdifulde perspektiver, er inviteret.
2. Skab et klart formål med mødet
Fastlæg inden mødet, hvad formålet er, og hvad I ønsker at opnå. Det bør være klarlagt og kommunikeret fra start.
3. Vurder nødvendigheden af mødet
Spørg dig selv, "Er dette møde nødvendigt?" Hvis et regelmæssigt afdelingsmøde ikke tjener et klart formål, så overvej behovet for at afholde det.
4. Fokuser på dagsordenens punkter
Hvert punkt på dagsordenen skal være målrettet og bidrage til mødets formål. Overvej, hvad hver opgave skal opnå.
5. Overvej den følelsesmæssige leverance
Tænk på, hvordan deltagerne skal have det, når de går fra mødet - skal de fx føle sig involverede, bekymrede eller måske håbefulde?
Sørg for, at kun relevante deltagere, der kan bidrage med værdifulde perspektiver, er inviteret.
2. Skab et klart formål med mødet
Fastlæg inden mødet, hvad formålet er, og hvad I ønsker at opnå. Det bør være klarlagt og kommunikeret fra start.
3. Vurder nødvendigheden af mødet
Spørg dig selv, "Er dette møde nødvendigt?" Hvis et regelmæssigt afdelingsmøde ikke tjener et klart formål, så overvej behovet for at afholde det.
4. Fokuser på dagsordenens punkter
Hvert punkt på dagsordenen skal være målrettet og bidrage til mødets formål. Overvej, hvad hver opgave skal opnå.
5. Overvej den følelsesmæssige leverance
Tænk på, hvordan deltagerne skal have det, når de går fra mødet - skal de fx føle sig involverede, bekymrede eller måske håbefulde?
6. Involver deltagere aktivt
Sikr dig, at mødet ikke domineres af én person eller præsentation. Skab rum for spørgsmål, dialog, og ægte involvering, og minimer plenumsnakken.
7. Undgå pseudo-involvering
Vær ærlig om beslutningsprocesser. Hvis en styregruppe allerede har truffet beslutninger inden mødet, så lad være med at lave post-it øvelser, der skaber en illusion af indflydelse.
8. Vælg de rigtige processer
Tilpas mødets struktur og aktiviteter efter dets formål og deltagerne. Kvaliteten af forberedelsen er afgørende.
9. Møder er ikke altid løsningen
Stil spørgsmålet, "Hvad er det egentlige problem, vi forsøger at løse?" før du beslutter at afholde et møde.
10. Facilitering er nøglen
God mødefacilitering sikrer, at mødet forbliver fokuseret, engagerende, og produktivt. Alle møder har brug for, at der er en, som tager teten og leder mødet effektivt.
Sikr dig, at mødet ikke domineres af én person eller præsentation. Skab rum for spørgsmål, dialog, og ægte involvering, og minimer plenumsnakken.
7. Undgå pseudo-involvering
Vær ærlig om beslutningsprocesser. Hvis en styregruppe allerede har truffet beslutninger inden mødet, så lad være med at lave post-it øvelser, der skaber en illusion af indflydelse.
8. Vælg de rigtige processer
Tilpas mødets struktur og aktiviteter efter dets formål og deltagerne. Kvaliteten af forberedelsen er afgørende.
9. Møder er ikke altid løsningen
Stil spørgsmålet, "Hvad er det egentlige problem, vi forsøger at løse?" før du beslutter at afholde et møde.
10. Facilitering er nøglen
God mødefacilitering sikrer, at mødet forbliver fokuseret, engagerende, og produktivt. Alle møder har brug for, at der er en, som tager teten og leder mødet effektivt.
Gode møbler og tilbehør til dit mødelokale
2.855,-
ekskl. moms
